疫情之下的遠端工作小指南
疫情之下,為了居家防疫,近日人們漸漸轉為遠端工作。其實在網路軟體業,這種遠端工作(work from home)的方法已經行之有年,許多專案管理、工作方法都是基於此而設計的。野薑自創立之始,便是持續以遠端協作的方式工作至今,藉著這次疫情的需求,我們將整理許多人分享的遠端工作經驗,並結合野薑長期遠端工作累積下來的工作方法。
希望在疫情擾動人心的時候,能夠幫助你找到自己生活的節奏,練習準確到位的溝通方式,以及安排身心安在、穩健前行的空間狀態:)
剛開始遠端工作的人,往往會需要一連串了「儀式」來讓自己更明確地意識到「該開始工作了!」有的人也許會穿較正式的服裝,有的人也會沖杯咖啡,有的人也許會靜坐冥想幾分鐘,每個人都有適合自己的生活儀式感,慢慢地去微調這些一天之始的流程,會讓自己逐漸找到最適合自己的流程,讓自己早上醒來順利「開機運作」。
然而,另一方面,也有人容易分心,或總是東摸摸、西摸摸,先做些不重要的事情,來拖延真正需要開始的工作。如果你是這樣的人,薑貓也推薦自己愛用大絕:從床上睜開眼睛之後,起床簡單梳洗,接下來就直接坐在電腦前開始工作。這種「無論如何,醒來第一件事情,就是工作」其實意外地有效。當工作了一個小段落時,把換衣服、沖咖啡、靜坐一會兒,當作是休息或者犒賞,其實也是相當舒服的節奏。此外,在進行這些中間休息的活動時,也會產生一股「啊今天才開始沒多久呢!我已經做了這麼多事情了!」的這種非常能自我勉勵的感受。
辦公室工作最方便也最沒有效率的事情,就是直接座位附近的人大喊「那個誰誰誰,幫我把 A改成 B」。因為這麼做實在太方便了,所以往往欠缺深思熟慮;通常過了一陣子,想想不太對,就再大喊「那個誰誰誰,還是把 A 改成 C ,但是中間要有 B 的元素!」能夠直接對話,雖然很方便快速溝通,但如此這般改來改去,其實是相當降低團隊效能的事情。
遠端工作時,因為看不到彼此,如果也仿照辦理,訊息會變得非常破碎,沒有組織,接收訊息的人,會因此感到混亂或是困惑。所以,將要傳遞的訊息好好地想過,並且整理成一份明確的文件或是訊息,搭配螢幕截圖、錄影等工具,可以減少很多無效溝通的成本,以及錯誤溝通導致重工的情況。
除此之外,這也是訓練自己謹慎思考,向他人提出請求、支援的時候,先想清楚內容、再明確整合表達給他人的能力。
如果是出租套房或雅房,這可能就是有點困難的事情,畢竟現在房租直漲,如果沒有夠大的空間,房間裡可能就只有床跟書桌而已。不過在現況可行的情況下,還是可以利用書架或是移動物件的方式,來分隔空間。根據薑貓的觀察,台灣傳統的空間擺放方式,往往是將所有桌子、櫃子依照需求喜好「靠牆放」,形成整個房間的物品呈現口字型排列,頂多基於風水而將書桌放在房間的中間。
然而,這麼作其實會讓空間整體變得沒有層次。如果可以的話,我會以「人在空間裡的姿勢」來劃分空間。好比說「坐在地上」、「坐在沙發上」、「坐在工作椅上」、「躺下來休息」等,這些不同的姿勢,其實就對應了不同的身心狀態,這些不同的身心狀態,都應該在你的居家生活中得到一個對應的空間來安置。
而在家工作最重要的就是,「躺下來休息」要距離「坐在工作椅上」遠一點,除此之外,如果有其他姿勢可以安放的空間,那也可以減緩自己「不是在床上,就是在往床上的路上」的情況。表示你在休息的時候,還有其他姿勢、其他空間可以去,而這些空間使用其實也直接對應自己的時間分配。
規劃每天的工作時,非常推薦使用「能量管理」代替「時間管理」。你是不是發現,遠端之後,更忙更爆炸,但又不知道自己在忙什麼?越想要做時間管理,但發現無力跟上。
有些遠端工作的人會為了專心而在某些工作時斷網,或是使用番茄鐘工作。如果有感覺到很容易被家中其他人打擾,或是許多訊息擾亂的話,也可以嘗試看看這些方法,並找到一天當中,各種條件之下,最能專注的時間。
分心的原因可能有很多,像是頻繁地切換頁面、切換溝通工具、切換專案。這些「 切換 」看似輕輕點,但其實大腦會吃掉很多能量。盡量將同類型的任務集中,減少切換,光是這小小動作,就能有效節省你的內心能量喔!
此外,借助駭客禪的方法也是相當實用。透過觀察出自己一整天的能量曲線,將不同時間的自己,以1-3分的來進行能量給分,好比說,早上的我可能能量是1分,下午的能量是3分。那麼,我就會在早上安排只需要1分難度的任務,下午分配3分難度的任務。如果能夠精準控制你的能量與任務之間的搭配關係,那就不會有能量溢出或是缺乏的情況發生,你可以在一整天中,精準的掌控自己的工作,進而順利地完成。
得益於《冥想正念指南》(Headspace Guide to Meditation),在 Netflix 影集中提到「標記」(noting)帶來的功效。當自己心煩意亂的時候,試著把這些內容寫下來,或僅僅只是在紙上畫記一個逗點,都能有效的讓自己暫時把這個念頭擱置在一旁,繼續專注在眼前的事物上。
此外,記錄自己的工作狀態,也有助於回顧和檢視自己的工作哪裡延宕,分析自己為什麼沒能做好等等。情緒面向的書寫,則有助於梳理自己的情緒,有些情緒會因為寫下來,而稍微離開自己。記錄下自己的生活,無論多麼簡短,整體而言都有助於壓力的釋放和減輕,為自己的大腦騰出更多一點的空間來。
以上五個小指南,只是我們初步的分享,你也可以嘗試著為自己的生活訂定一些流程與方法,在親身實驗,哪些方法對你而言是最有效的方法。有任何建議,歡迎私訊告訴我們,也可以敲碗告訴我們,關於遠端工作,你還想聽我們分享什麼心法呢?