網路軟體科技業這一行往往花許多心力調整內部團隊的工作流程，矽谷的各種專案管理和工作方法，據說對非本行的人而言，覺得十分著迷。近年流行的敏捷式開發（Scrum）、看板（Kanban）和OKR各有各的特色和優點，這些概念像是不同的武功招式，團隊往往在理解了這些核心概念後，會吸納改良，融合成一套適合自己的團隊方法。

這些方法雖然因應網路軟體科技業而生，但其中的概念亦可以運用在像是書籍出版、論文計畫撰寫、人生長期規劃、健康管理等各種多元的情境，關鍵在掌握幾個重要的概念後，轉化成自己需要的實踐方式。

本篇略過較為複雜的開發細節，將Scrum、kanban、OKR 中泛用性較高的概念融合提取出來，提供給不同行業的你活用這套方法的機會。有時候我們需要的，不是所有夢想都完美無瑕地完成，而是我們知道一切都在我們的掌控之中，並且朝向我們期望的方向前進，確定我們正在積累著對於前往目的地所需要的事物。

簡單五個步驟來實作

Step 1 /  明確訂出時程與目標

首先，你需要為你手上的這個計畫訂一個明確的目標。這聽起來像是個廢話，但是很多人的目標會訂得相當模糊，像是「希望今年可以出一本書」，這樣的句子比較像是「向老天爺許願」。目標需要訂得非常具體才行，像是「今年12/31以前，我要完成一本大約六萬字、圖片40張的書籍，並且完成編輯、出版、印製且發行的程序」或是「 明年1/31我要完成碩士論文口考並且畢業」。這個目標越具體越好，透過具體地寫下目標，也是在確認自己「到底想完成什麼事情」。

Step 2 / 回推你的時程表，搞清楚流程

這個第二步看起來也很常見，但很多人似乎就是會忘記這個環節。 印刷書籍大約需要 2.5 至 3 週的時間，校對、美編等等所需的時間都可以大概地回推。如果一月底想要畢業，那麼十二月底必須完成口考，十一月必須完成論文的內容給指導老師看過。此外申請口考的行政程序、邀請口委等的時間也需要一併考慮進去。

在步驟二，搞清楚整個計畫需要經過哪些環節，這些環節大概需要多少時間，是非常重要的。如果你發現你並不清楚這些環節，那麼恭喜你，這個步驟就是逼迫你去弄清楚的。了解這些過程對於掌控計畫至關重要。

Step 3 / 切任務

弄清楚流程和環節之後，接著就是最重要的是「切任務」。你必須把剛剛的那些環節羅列出來，切成一張張的「任務卡」。通常我們會使用便條紙，一張便條紙是一個任務。在這個階段，我會建議你一個月切出3-4個任務卡。接著選擇離自己最近的月份（好比說現在的話就是二月），開始切二月的任務。

二月的任務要再詳細切到每一週的任務，切完二月的任務之後，就必須開始切二月第一週的任務，盡可能將任務切成每一天可以完成的程度。

Step 4 / 移動、調整、審視你的任務卡

再來，通常我們會規劃成「本月OKR」（本月目標）、「本週進行 Doing」和「Done」，請你把任務卡分別爬列在這三個區域中，將每週要進行的任務從「本月」移動到「本週」，完成之後放到「Done」。

這個環節可以使用些既有的工具，像是 trello 這樣的軟體來協助。野薑使用的是 github，因為可以跟開發工具搭配在一起，加上我們是遠端工作，對我們來說比較容易進行。

很多團隊在嘗試使用看板的時候成效不彰，因為對於非遠端工作或是網路業而言，學習 trello 對團隊成員而言摩擦力太大，需要經歷太多陣痛與適應期。對於每天要進辦公室，沒有太多外出需求、較為傳統的辦公室工作型態來說，會建議不妨從大白板或是空白牆面上，使用實體的便利貼來進行，也許反而容易成功。或是個人進行人生目標的管理時，也許也用不上 trello 那麼複雜的功能，不妨用一本個人時常會隨身攜帶的小筆記本來解決。

軟體終究只是工具，重要的是你怎麼活用手邊的工具來達成這個效果。

Step 5 / Stand up meeting 或者「速速報」

野薑目前使用的是「速速報」，也有一些團隊會使用 Stand up meeting，在一天開始的時候用快速會議的方式報告自己一天要完成什麼。不過薑貓個人比較偏好野薑的「速速報」。我們使用 Slack 裡的機器人進行，團隊成員會分別寫下「昨天完成的事」、「今天完成的事」、「需要夥伴支援」以及「筆記」，早上開工時會同時發布在 Slack 中。

「速速報」的好處是，它結合了「管理」與「自己的任務表」。trello 和 Stand up meeting 往往是為了主管在控制進度方便而進行的，因此它的設計比較著重在讓主管方便管理團隊成員和他們的任務，但其實對於團隊成員要管理「自己的任務」沒有太多幫助。然而「速速報」的模式，因為採各自獨立撰寫、卻又同時發布，所以對主管而言可以知道團隊成員的情況，而團隊成員也能夠直接將這個模式當作自己的任務管理系統，如此一來就可以避免「重工」，增加效率。

薑貓的習慣有時會將一天的任務卡切得再更細，或是需要一些任務的筆記，一起寫進「速速報」裡，幫助自己忘記的時候可以回去查看。同時一天結束時，可以回顧今天一天做了哪些事。變成自己的工作日記。對主管而言需要知道的是進度，不需要知道任務細節，但對工作者而言，這些細節需要一個個完成，才能有進度，所以「速速報」可以說兼顧了這兩種需求。

此外，每天的「速速報」撰寫時，可以加上核對本週、本月的目標，確定是不是有順順地往該去的方向走。

切任務也需要安排時間

一旦開始了這個移動任務、撰寫「速速報」的循環之後，時常會忽略「切任務」本身也是個「任務」，需要安排時間來進行。甚至，這可能是最需要花時間完成的任務。

切任務的另一個重點是「蒐集任務的情報」，很多時候任務無法切成「每週」、「每日」這麼細，是因為對任務的不夠了解，所以才沒辦法切細。因此，如果你發現切任務遇到了障礙，那這是一個警訊，表示你需要停下手邊的事情，好好取得把任務切小所需的情報，這就是你現在該做的事情。絕對不能隨便地就略過這個步驟。此外，任務卡的大小很清楚，就是盡可能一天可以完成。如果你的任務太大或是太小，就必須要調整。

這套工作方法最重要的就是「把任務切小」，避免你覺得那是一大團像是漿糊的東西。人們面對龐大的任務容易感覺到恐懼、退卻和拖延，藉由把任務切小，人的心理會覺得比較能夠做到、比較有動力完成，所以這也是排解焦慮很實用的方法。

了解你的工作速率

在一年開始的時候，許多人會捲起袖子奮發向上，給自己訂下過高的目標，或是在計畫的時候給自己訂下負擔太重的任務，使得就算完成了前面的任務，也變得後繼無力。可是我們往往知道，穩定且持續地推進度，確認日常的累積是非常重要的。

因此，我們必須能夠「精準地評估自己完成一項任務需要多少時間」。這應該是專業工作者必須擁有的技能，值得花上一段時間磨練。剛步入職場的初心者往往會高估自己的能力，好比說認為一件事情自己需要一小時可以完成，最後卻做了四個小時。

利用番茄鐘雖然有幫助你控制工作與休息時間的功能，但另一個重要的點在於讓你知道自己工作的速率。知道這件事情需要花四小時，最後也真的花了四小時，這是相當重要的事情。這一套系統，也是為了讓你可以精確地評估自己作一件事情的時間。不斷地調整、修正、理解自己的工作速率，才能讓你感覺到一切都在掌控之中。同理，休息起來摸摸貓、抽根菸、翻滾一下瑜珈球之類的時間，也要一起計算在你的任務時間裡。不這樣做，你的評估就會很難精準了。

網路上大部分寫這些工作方法的文章都會寫得很詳細，並且分寫成好幾篇文章，本篇盡可能縮減篇幅，只講重點，大家不妨先實作看看再尋找更多資料，遇到困難也可以留言粉專或是私訊野薑，我們視情況再寫下集囉。